Dit is dikwels die geval, en meer nog met die onlangse reisbeperkings, dat verkopers en kopers oorsee is tydens die proses waarin ‘n eiendom verkoop word. Dit kortwiek egter nie die partye om ‘n geldige en bindende koopooreenkoms aan te gaan nie, alhoewel praktiese komplikasies kan ontstaan.As die oordragdokumente (wat by die Aktekantoor ingedien moet word) buite die grense van Suid-Afrika onderteken word, is daar streng regulasies wat voorskryf hoe en in wie se teenwoordigheid die dokumente onderteken moet word.
Daar is twee metodes:
- Ingevolge Reël 63 van die Hooggeregshof, moet dokumente wat in enige land buite Suid-Afrika onderteken (uitgevoer) word in die teenwoordigheid van die hoof van die Suid-Afrikaanse diplomatieke of konsulêre missie (of ‘n ander aangewese amptenaar wat in Reël 63 gelys word) onderteken word. Die dokument moet gewaarmerk word deur ‘n sertifikaat daaraan te heg wat die ampseël bevat van die hoof van die Suid-Afrikaanse diplomatieke of konsulêre missie (of ‘n ander amptenaar). Vir ‘n paar lande (soos Swaziland, die Verenigde Koninkryk, Zimbabwe, Botswana en Lesotho) is die prosedure in terme van Reël 63 effens vereenvoudig deurdat die dokument onderteken en getuig kan word voor ‘n notaris wat as sodanig praktiseer in daardie land. Die notaris moet dan ‘n ampseël aan daardie dokument heg.
- Die tweede opsie is dat die ondertekenaars die dokumente onderteken by ‘n notaris in terme van die Haagse Konvensie, wat die vereiste van wettiging vir buitelandse openbare dokumente afskaf. Albei lande moet lede van die konvensie wees. Hierdie opsie vereis dat ‘n ‘apostille’ aan die dokument geheg word deur ‘n relevant owerheid (in die spesifieke land), sodra dit onderteken is deur die ondertekenaars en die notaris. Die formaat van die postille is voorgeskryf deur die Konvensie.
Sodra die dokumente onderteken is en ‘n apostille aangeheg is, of geverifieer is, soos benodig, moet die oorspronklike dokumente na die aktebesorgers teruggestuur word vir indiening by die Aktekantoor.
‘n Manier om die praktiese komplikasies van die ondertekening van oordragdokumente in die buiteland te vermy, is vir verkopers en kopers om ‘n betroubare verteenwoordiger of prokureur in Suid-Afrika aan te stel deur middel van ‘n Spesiale of Algemene Volmag om die oordragdokumente plaaslik names hul te teken.
